Panik breitet sich bei vielen im B2B-Bereich aus, die sich fragen, was zu tun ist. Der 1. Januar 2025 ist die Deadline für die Umstellung auf E-Rechnung. Ich möchte einige Fragen ansprechen, die für mich bisher schwer zu beantworten waren und die wirklich relevant sind.
Ab dem 1.1.2025 gilt die E-Rechnung zunächst nur für den B2B-Bereich. Selbst wenn du nur an Privatkunden verkaufst, erhältst du Rechnungen von deinen Lieferanten, die ebenfalls Unternehmer sind. Diese musst du künftig digital verarbeiten. So ganz kommst Du um das Thema also nicht herum, auch wenn Du nur Privatkunden betreust.
Wichtig: Wenn du bisher Rechnungen mit Word oder Excel erstellt hast, musst du damit jetzt spätestens aufhören. Diese Formate sind nicht revisionssicher und daher schon seit Jahren nicht zulässig. Du benötigst eine Software, die E-Rechnungen unterstützt. Große Anbieter wie Lexware (Lexoffice), Sevdesk, Papierkram oder FastBill bieten diese Funktionalität bereits an oder werden sie bis zum 1.1.2025 umsetzen.
E-Rechnungen (System ZUGfeRD) bestehen aus einer PDF-Datei und einer automatisch angefügten maschinenlesbaren XML-Datei.
Für den Umgang mit Behörden ist es wichtig, dass deine Software auch das X-Rechnungsformat beherrscht (nur maschinell lesbar).
Ab dem 1.1.2025 musst du Rechnungen elektronisch übermitteln, es sei denn, es handelt sich um Privatkundenrechnungen oder Kleinbeträge bis 250,00 Euro, die weiter per Post verschickt werden dürfen.
Stelle sicher, dass du alle eingehenden E-Rechnungen in einem separaten E-Mail-Postfach empfängst oder sie in deiner Software hochlädst und somit revisionssicher archivierst (Bsp. rechnungen@deinedomain.de).
Wichtig: Wenn Dein Lieferant das X-Rechnungsformat nutzt, du diese Daten nicht einspielen möchtest aber am Bildschirm ansehen oder validieren möchtest, findest Du hier einige kostenfreie Tools, mit denen das möglich ist.
Daten für die Buchhaltung: Du musst deine Daten weiterhin an dein Steuer- oder Buchhaltungsbüro übermitteln. Das Hochladen in Agenda Online oder Datev Unternehmen Online bleibt also unverändert.
Zusammengefasst:
Weg von Word oder Excel und nutze eine geeignete Software für E-Rechnungen.
eingehende E-Rechnungen müssen unveränderbar archiviert werden.
beachte die speziellen Anforderungen für den Umgang mit Behörden (X-Rechnung)
richte ggf. ein separates Email Postfach für Rechnungen ein
Rechnungen, die Du weiterhin per Post erhältst, einfach scannen und ebenfalls archivieren, damit später alles an einem Ort ist.
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