Wenn es um das Thema Privatentnahmen im Unternehmen geht, herrscht oft Verwirrung. Häufig wird angenommen, dass die Höhe der Privatentnahmen direkten Einfluss auf die zu zahlende Einkommensteuer habe, doch das ist ein weitverbreiteter Irrtum. Im Folgenden erkläre ich, warum Entnahmen so ein heißes Eisen sind und gebe dir 4 praktische Tipps, wie du deine Privatentnahmen zukünftig in den Griff bekommst.
Privatentnahmen beeinflussen nicht die Höhe deiner Einkommensteuer
Egal, ob du 10.000 Euro im Monat oder im Jahr aus deinem Unternehmen entnimmst – für die Berechnung deiner Einkommensteuer spielt das keine Rolle. Du versteuerst immer nur den Gewinn, den dein Unternehmen erwirtschaftet, also grob gesagt:
Umsatz - Kosten = Gewinn.
Privatentnahmen sind aber keine Kosten, sondern stellen nur eine Kontobewegung vom Geschäftskonto auf dein Privatkonto oder in dein Portemonnaie dar.
Hier sind zwei Beispiele, die das verdeutlichen:
Beispiel 1: Du nimmst am Ende des Jahres eine große Summe Geld aus dem Unternehmen, sodass dein Geschäftskonto leer ist. Dein Gewinn beträgt 100.000 Euro, also nimmst du 99.000 Euro herunter. Wenn diese Taktik Erfolg hätte, würde jeder Selbständige am Ende des Jahres das Konto räumen und niemand würde jemals Steuern zahlen.
Beispiel 2: Würden Privatentnahmen den Gewinn steuerlich mindern, dann müssten konsequenterweise Privateinlagen besteuert werden. Nehmen wir an, du gründest ein Unternehmen, und um die ersten Rechnungen zu bezahlen, überweist du 20.000 Euro auf dein Geschäftskonto (Einlage). Es wäre dann doch total unfair, wenn dein privates Geld durch Einzahlung auf das Firmenkonto auch noch besteuert werden würde, oder? Privateinlagen sind kein steuerpflichtiges Einkommen, daher sind Entnahmen auch nicht steuersenkend.
Das Missverständnis
Viele Selbstständige geraten in Panik, wenn sie hören, wie viel sie im Jahr oder im Monat privat angeblich entnehmen. Die Reaktionen reichen von „Das kann nicht sein!“ bis hin zu „Mein Steuerberater macht nur Mist!“ Oft liegt das daran, dass viele Dinge, die nicht als direkte Entnahme betrachtet werden, trotzdem als Privatentnahmen gelten. Hier sind einige Beispiele für Privatentnahmen, die du gar nicht entnimmst.
Private Versicherungen, die über das Geschäftskonto bezahlt werden (Bsp. Krankenversicherung, private Rechtsschutz, etc.).
Die 1%-Methode für deinen Firmenwagen, bei der ein Teil des Fahrzeugwertes als Privatnutzung angesetzt werden muss (bei Hybrid und E-Auto abweichend).
Eigenverbrauch in bestimmten Branchen, wie etwa das Essen des Inhabers und der eigenen Familie in der Gastronomie.
Deine Einkommensteuer, die über das Geschäftskonto bezahlt wird.
Warum es wichtig ist, Privatentnahmen im Auge zu behalten
Ein weiteres Problem kann auftreten, wenn Belege für geschäftliche Ausgaben fehlen, insbesondere bei Online-Einkäufen. Ohne Beleg kann der Buchhalter den Betrag nicht als Betriebsausgabe verbuchen, und es wird irgendwann als Privatentnahme ausgebucht. Deshalb ist es entscheidend, dass du die Liste der fehlenden Belege, die du von deinem Steuerberater erhältst, regelmäßig abarbeitest.
4 praktische Tipps
Fordere eine Liquiditäts-bwA bei deinem Steuerberater an:
Auf der zweiten Seite dieser Auswertung kannst du sehen, wie viel Geld du im laufenden Jahr bereits entnommen hast. Diese Übersicht gibt dir eine konkrete Aussage zur Höhe der gesamten (direkten und indirekten) Privatentnahmen.
Überprüfe deine Entnahmen in Relation zum Gewinn: Wenn du im Jahr einen Gewinn vor Steuern von 40.000 Euro erzielst, kannst du auf Dauer nicht 60.000 Euro entnehmen. Dein Unternehmen muss so leistungsfähig sein (Stichwort Rentabilität), um die Höhe deiner gesamten Entnahmen stemmen zu können.
Trenne Kontostand und Gewinn in deinem Kopf: Dein Kontostand hat nichts mit dem Gewinn deines Unternehmens zu tun. Es ist ein häufiger Fehler zu glauben, dass das Geld auf deinem Konto den Gewinn widerspiegelt.
Kümmere dich um fehlende Belege: Fordere jeden Monat eine Liste der fehlenden oder ungeklärten Belege bei deinem Steuerberater an. Diese Belege solltest du direkt vom Lieferanten oder Händler nachfordern oder bei Online-Käufen, wie bei Amazon, sofort abspeichern und der Buchhaltung nachliefern. Hier geht es nicht nur um den Nachweis der Kosten, sondern auch um die Vorsteuer, die du ggü. dem Finanzamt sofort geltend machen kannst (ohne Beleg darf der Buchhalter keine Vorsteuer ziehen).
Ein Blog von Patric Stöbe
Ich bin seit mehr als 20 Jahren Unternehmer und Berater für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Als öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Unternehmensbewertungen erstelle ich außerdem Gutachten im Privat- und Gerichtsauftrag.
In meinen Blogs erarbeite ich Themen, die mir in der täglichen Beratungspraxis begegnen. Ein Schwerpunkt meiner Beratungen liegt in der Optimierung des Zusammenspiels des Unternehmers zur eigenen Firma. Dafür nehme ich immer wieder Glaubenssätze, persönliche Einstellungen und Strukturen der meiner Kunden unter die Lupe.
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